Wydział Organizacyjny
§ 27
REGULAMIN ORGANIZACYJNY STAROSTWA POWIATOWEGO
w Czarnkowie
WYDZIAŁ ORGANIZACYJNY - OR
Zapewnia sprawną organizację i funkcjonowanie Starostwa, realizuje zadania z zakresu ochrony informacji, w tym informacji niejawnych i danych osobowych, koordynuje sprawy bezpieczeństwa i ochrony Urzędu, realizuje zadania w zakresie zarządzania kryzysowego i zadań obronnych, zadania
służby bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, zapewnia organizację kontroli wykonywania zadań administracji samorządu powiatowego, obsługę kancelaryjną i informatyczną Urzędu oraz finansową Wydziału.
1. Do podstawowych zadań Wydziału należy:
1) współpraca przy opracowywaniu projektu Regulaminu Organizacyjnego i innych aktów normujących funkcjonowanie Starostwa, ich aktualizacja oraz kontrola realizacji;
2) przedkładanie aktów organów powiatu do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa;
3) inicjowanie i podejmowanie działań usprawniających formy, metody i organizację pracy Starostwa;
4) wdrażanie i nadzorowanie stosowania instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt przez Wydziały;
5) prowadzenie zbioru zarządzeń, upoważnień i pełnomocnictw do załatwiania spraw w imieniu Starosty, w tym do wydawania decyzji administracyjnych;
6) prowadzenie zbioru porozumień zawieranych przez powiat;
7) opracowywanie i uzgadnianie projektów aktów prawnych Rady, Zarządu lub Starosty w zakresie właściwości rzeczowej Wydziału;
8) obsługa narad organizowanych przez Starostę z kadrą kierowniczą Starostwa lub innymi jednostkami organizacyjnymi we współpracy z Biurem Rady oraz kontrola wykonania ustaleń podjętych w wyniku tych narad;
9) prowadzenie sekretariatu Starosty i Wicestarosty oraz obsługi kancelaryjnej Starostwa;
10) prowadzenie centralnej ewidencji kontroli zewnętrznych, gromadzenie dokumentów kontroli zewnętrznych przeprowadzanych w Starostwie i jednostkach organizacyjnych powiatu,
wykorzystywanie materiałów pokontrolnych w celu doskonalenia działalności tych jednostek;
11) współdziałanie z organami kontrolnymi w zakresie planowania i prowadzenia kontroli;
12) administrowanie i gospodarowanie budynkami Starostwa;
13) zabezpieczenie przestrzegania w Starostwie przepisów dotyczących porządku,
bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej;
14) zabezpieczenie mienia Starostwa;
15) prowadzenie spraw związanych z prawidłową i racjonalną gospodarką materiałową oraz majątkiem pozostającym w dyspozycji Wydziału;
16) prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo-technicznym, pracami remontowymi oraz konserwacją sprzętu i wyposażenia Starostwa i organów powiatu;
17) nadzorowanie procesu komputeryzacji, zakupu środków trwałych, remontów oraz gospodarki
powierzchnią użytkową budynków wchodzących w skład siedziby Starostwa;
18) załatwianie całokształtu spraw związanych z prenumeratą czasopism, zamawianiem publikacji, tablic urzędowych i informacyjnych, pieczęci nagłówkowych i pieczątek podpisowych wraz z ich ewidencjonowaniem;
19) gospodarka drukami i formularzami;
20) zapewnienie prawidłowego funkcjonowania i nadzór nad gospodarką taborem samochodowym Starostwa;
21) zabezpieczenie informacji wizualnej dla interesantów;
22) prowadzenie biblioteki Starostwa;
23) zabezpieczenie łączności telefonicznej, faksowej, elektronicznej i alarmowej;
24) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia powiatu;
25) obsługa informatyczna Starostwa;
26) obsługa techniczna i gospodarcza Starostwa (kierowca, konserwator, sprzątanie);
27) wykonywanie zadań związanych z wyborami;
28) prowadzenie obsługi w zakresie kopiowania dokumentów i udzielania informacji osobom załatwiającym sprawy w Starostwie;
29) obsługa administracyjno-biurowa Powiatowej Komisji Bezpieczeństwa i Porządku oraz przygotowywanie sprawozdań z działań tej Komisji;
30) zabezpieczenie właściwego stosowania w Starostwie symboli narodowych;
31) nadzór nad funkcjonowaniem elektronicznego systemu obiegu dokumentów;
32) obsługa gospodarcza w zakresie zapewnienia pracownika do bieżącego utrzymania czystości i porządku na terenie Powiatowego Centrum Rolniczego w Czarnkowie oraz w pomieszczeniach użyczonych Starostwu Powiatowemu w Czarnkowie;
33) prowadzenie ewidencji środków trwałych i pozostałego wyposażenia w wersji papierowej lub elektronicznej oraz spraw związanych z wykonywaniem inwentaryzacji w Starostwie;
34) koordynacja realizacji zadań Wydziałów z ustawy o statystyce publicznej;
35) nadzór nad bezpieczeństwem systemów informatycznych i ochrony danych;
36) w zakresie ochrony danych osobowych:
a) prowadzenie przez Inspektora Ochrony Danych spraw związanych z rejestracją zbiorów danych osobowych oraz ich przetwarzaniem zgodnie z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych,
b) prowadzenie rejestru osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych,
c) zapewnienie ochrony danych osobowych oraz prowadzenie szkoleń pracowników z zakresu ochrony danych osobowych,
d) opracowanie i stała aktualizacja dokumentacji dotyczącej bezpieczeństwa danych osobowych oraz instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych,
37) nadzór nad archiwum zakładowym;
38) prowadzenie i obsługa Biura Obsługi Klienta;
39) współpraca z Wydziałem Inwestycji i Zamówień Publicznych w zakresie spraw związanych z udzielaniem zamówień publicznych w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych.
2. W zakresie spraw obywatelskich:
Wydział realizuje zadania dotyczące problematyki prawno-administracyjnej w zakresie obywatelstwa i spraw wojskowych.
2.1. Do podstawowych zadań Wydziału należy:
1) udział w organizacji na terenie powiatu obchodów rocznic związanych z walkami o niepodległość i ofiarami wojny oraz okresu powojennego;
2) kierowanie do pracy inwalidów wojennych i wojskowych;
3) prowadzenie spraw związanych z wyrażaniem zgody na rozwiązanie przez zakład pracy stosunku pracy z inwalidą wojennym i wojskowym oraz kombatantem i inną osobą uprawnioną w okresie 2 lat przed osiągnięciem wieku uprawniającego do wcześniejszego przejścia na emeryturę;
4) prowadzenie spraw wynikających z ustawy o repatriacji;
5) przygotowywanie zezwoleń na sprowadzenie zwłok i szczątków z obcego państwa;
6) organizowanie przewozu zwłok osób zmarłych lub zabitych w miejscach publicznych na wniosek właściwego organu;
7) realizacja zadań związanych z organizacją i przeprowadzeniem kwalifikacji wojskowej;
8) organizowanie akcji kurierskiej;
9) prowadzenie spraw związanych z organizowaniem imprez masowych;
10) przyjmowanie zgłoszeń o znalezieniu rzeczy zagubionych, przechowywanie tych rzeczy oraz poszukiwanie osób uprawnionych do ich odbioru;
11) sprawowanie nadzoru nad realizacją zadań określonych w ustawach o ochronie informacji niejawnych i o ochronie danych osobowych;
12) prowadzenie spraw związanych z systemem ratownictwa medycznego na terenie powiatu, przygotowywanie, aktualizacja i przekazywanie danych do wojewódzkiego planu zabezpieczenia medycznych działań ratowniczych;
13) przygotowywanie decyzji w sprawach będących we właściwości rzeczowej Wydziału;
14) planowanie i realizacja zadań obronnych wynikających z ustaw i rozporządzeń;
15) prowadzenie całokształtu spraw związanych z nieodpłatną pomocą prawną i nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim na terenie powiatu.
2.2. W ramach struktury organizacyjnej Wydziału Organizacyjnego funkcjonuje podległe Staroście, Powiatowe Centrum Zarządzania Kryzysowego, które wykonuje zadania w zakresie obronności,
obrony cywilnej, ochrony przeciwpowodziowej, ochrony przeciwpożarowej oraz zapobiegania innym nadzwyczajnym zagrożeniom życia i zdrowia ludzi oraz środowiska. W ramach PCZK funkcjonuje Zespół Zarządzania Kryzysowego.
2.3. Wydział prowadzi sprawy i obsługę Powiatowego Zespołu Zarządzania Kryzysowego oraz Powiatowego Centrum Zarządzania Kryzysowego, w szczególności w zakresie:
1) monitorowania informacji o zdarzeniach mających znamiona sytuacji kryzysowych powstałych na terenie powiatu lub mogących mieć wpływ na ich powstanie i przedstawianie Staroście bieżących lub okresowych meldunków w tym zakresie;
2) monitorowania prognoz i analizowanie zagrożeń dotyczących powodzi, pożarów i klęsk żywiołowych;
3) opracowywania, uzgadniania i aktualizowania planu reagowania kryzysowego powiatu;
4) współpraca z jednostkami organizacyjnymi realizującymi zadania w zakresie monitoringu zagrożeń (policja, inspekcja ochrony środowiska, inspekcja sanitarna, inspekcja weterynaryjna itp.), których obszar działania obejmuje powiat;
5) utrzymywanie łączności z Centrum Zarządzania Kryzysowego Wojewody, przekazywanie i przyjmowanie informacji dotyczących stanu bezpieczeństwa oraz przebiegu i koordynacji podejmowanych działań w sytuacji wystąpienia zagrożenia;
6) współdziałanie z gminnymi i powiatowymi centrami zarządzania kryzysowego w zakresie ostrzegania, alarmowania i koordynacji wspólnych akcji ratowniczych oraz wymiany informacji;
7) zapewnienie w sytuacjach kryzysowych, obsługi kancelaryjnej Starostwa, po godzinach urzędowania;
8) tworzenie i okresowa analiza baz danych przydatnych w razie konieczności reagowania przez Starostę na sytuacje kryzysowe, przy wykorzystaniu informatycznych możliwości wspomagania procesów decyzyjnych;
9) prowadzenie spraw w zakresie organizacji i koordynacji akcjami zwalczającymi klęski żywiołowe;
10) prowadzenie akcji prewencyjnej na terenach zagrożonych powodzią;
11) przygotowywanie zwolnień od zakazów obowiązujących na obszarach narażonych na niebezpieczeństwo powodzi;
12) realizacja zadań wynikających z pełnienia przez Starostę funkcji Szefa Obrony Cywilnej powiatu.
2.4. Pracownik prowadzący sprawy z zakresu obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego w zakresie ich realizacji podlega bezpośrednio Staroście.
2.5. W ramach Wydziału Organizacyjnego funkcjonuje podległa Staroście, służba bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zabezpieczenia przeciwpożarowego, której zadaniem jest zabezpieczenie przestrzegania w Starostwie przepisów dotyczących porządku, bezpieczeństwa i higieny pracy
oraz ochrony przeciwpożarowej.
2.6. W strukturze Wydziału funkcjonuje Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych oraz Inspektor Ochrony Danych, którzy w zakresie realizacji zadań merytorycznych podlegają bezpośrednio Staroście.