Zarządzenie Nr 16/2005Starosty Czarnkowsko-Trzcianeckiego z dnia 30 wr...

Zarządzenie Nr 16/2005
Starosty Czarnkowsko-Trzcianeckiego
 z dnia 30 września 2005 roku

w sprawie: wprowadzenia  procedury naboru na wolne stanowiska urzędnicze w Starostwie Powiatowym w Czarnkowie.

  Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (j.t. Dz. U. z 2001 r. Nr 142 poz. 1592, zm.: Dz. U. z 2002 r. Nr 23 poz. 220,  Nr 62 poz. 558, Nr 113 poz. 984, Nr 153 poz. 1271, Nr 200 poz. 1688, Nr 214 poz. 1806, Dz. U. z 2003 r. Nr 162 poz. 1568, Dz. U. z 2004 r. Nr 102 poz. 1055) oraz art. 3a – 3e ustawy z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych (j.t. Dz. U. z 2001 r. Nr 142 poz. 1593, zm.: Dz. U. z 2002 r. Nr 113 poz. 984, Nr 214 poz. 1806, Dz. U. z 2005 r. Nr 10 poz. 71, Nr 23 poz. 192, Nr 122 poz. 1020), zarządzam, co następuje:

§1.

1.Wprowadzam procedurę naboru na wolne stanowiska urzędnicze w Starostwie      Powiatowym w Czarnkowie oraz naboru na wolne stanowiska kierowników powiatowych jednostek organizacyjnych, stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia.

2.Procedury naboru , o których mowa w ust.1 nie stosuje się do kierowników powiatowych jednostek organizacyjnych, w stosunku do których przepisy odrębne regulują nabór odmiennie.

§ 2.

Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Powiatu.

§ 3.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik
   do Zarządzenia Nr 16/2005
Starosty Czarnkowsko-Trzcianeckiego
z dnia 30 września 2005 r.

PROCEDURA NABORU
NA WOLNE STANOWISKA URZĘDNICZE
W STAROSTWIE POWIATOWYM W CZARNKOWIE

Rozdział 1

Postanowienia ogólne.

1. Celem procedury jest ustalenie zasad zatrudniania pracowników w oparciu o przejrzyste kryteria, zagwarantowanie równego dostępu do miejsc pracy w urzędzie oraz prowadzenie naboru w oparciu o kryterium fachowości.

2. Wdrożenie procedury uczyni proces zatrudniania pracowników otwartym, jasnym i czytelnym dla mieszkańców powiatu czarnkowsko-trzcianeckiego.

3.   Procedura ma zastosowanie do działań związanych z przeprowadzeniem naboru na wolne stanowiska urzędnicze i kierownicze stanowiska urzędnicze w Starostwie Powiatowym w Czarnkowie oraz naboru na wolne stanowiska kierowników powiatowych  jednostek organizacyjnych.

4.  Stosowanie niniejszej procedury nie obejmuje:
a) stanowisk obsadzanych w drodze wyboru i powołania,
b) zatrudniania pracowników na zastępstwo (długotrwałe chorobowe, urlopy macierzyńskie, wychowawcze),
c) obsadzania stanowisk w ramach ruchu kadrowego wewnątrz urzędu (awans, rekrutacja wewnętrzna),
d) stanowisk pomocniczych i obsługi,
e) obsadzania stanowisk w ramach robót publicznych, prac interwencyjnych,  w ramach stażu i nauki zawodu w miejscu pracy.

Rozdział 2

Planowanie naboru

1. Decyzję o rozpoczęciu procedury naboru podejmuje Starosta w oparciu o analizę składanych przez sekretarza powiatu, naczelników wydziałów lub pracownika ds. kadrowych, wniosków o zatrudnienie pracowników na wolne stanowiska urzędnicze, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do procedury.

2. Wniosek, o którym mowa w pkt 1 powinien być przekazany co najmniej z miesięcznym wyprzedzeniem, pozwalającym na uniknięcie zakłóceń w funkcjonowaniu urzędu, wydziału lub biura.

3. Osoba zgłaszająca potrzebę zatrudnienia pracownika lub utworzenia stanowiska pracy, przygotowuje w uzgodnieniu z  sekretarzem powiatu, do zatwierdzenia przez Starostę,  projekt opisu stanowiska oraz wymagania wobec kandydata, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do procedury. W przypadku gdy  potrzeba zatrudnienia wiąże się z koniecznością utworzenia nowego stanowiska pracy, zgłoszenie powinno zawierać analizę skutków finansowych.

4. Opis stanowiska, o którym mowa w pkt 3  powinien zawierać między innymi:
a) określenie celów i zadań wykonywanych na danym stanowisku pracy oraz  wynikających z tego tytułu obowiązków obciążających zajmującego je,
b) określenie szczegółowych wymagań w zakresie kwalifikacji, umiejętności i predyspozycji wobec osób, które je zajmują,
c) określenie uprawnień służących do wykonywania zadań oraz niezbędnego wyposażenia,
d) określenie odpowiedzialności,
e) inne wyznaczniki określające indywidualny charakter danego stanowiska pracy.

5. Wymagania wobec kandydatów zawierają:
a) poziom i kierunek wykształcenia,
b) doświadczenie zawodowe i staż pracy,
c) kwalifikacje (zakres wiedzy ogólnej, specjalistycznej, wymagane uprawnienia i egzaminy zawodowe),
d) umiejętności,
e) inne wymagania i predyspozycje.

6. Przed podjęciem decyzji o przeprowadzeniu procedury naboru, Starosta rozpatruje możliwość przeprowadzenia wewnętrznych przesunięć kadrowych (rekrutacja wewnętrzna) na wolne stanowisko urzędnicze ze względu na stwarzanie możliwości dalszego rozwoju osobom już zatrudnionym, z wyjątkiem naboru na kierownicze stanowisko urzędnicze.

7. Przyjęcie i akceptacja opisu stanowiska pracy oraz zgoda Starosty powodują rozpoczęcie procedury naboru kandydatów na wolne stanowisko pracy.

Rozdział  3

Etapy naboru

1. Nabór na wolne stanowisko urzędnicze powinien być prowadzony w następujących etapach:
1. Ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko urzędnicze.
2. Składanie dokumentów określonych w ogłoszeniu o naborze.
3. Analiza złożonych dokumentów i selekcja wstępna kandydatów pod względem spełnienia wymagań formalnych.
4. Ogłoszenie listy kandydatów, którzy spełniają wymagania formalne.
5. Wybór kandydatów w oparciu o:
a) test kwalifikacyjny przeprowadzony przed rozmową kwalifikacyjną,
        b)   rozmowa kwalifikacyjna.
6.  Sporządzenie protokołu z przeprowadzonego naboru.
7.  Podjęcie decyzji o zatrudnieniu i podpisanie umowy.
8.  Ogłoszenie informacji o wynikach naboru.

Rozdział 4

Komisja Rekrutacyjna

1. W celu przeprowadzenia procedury naboru kandydatów na wolne stanowisko urzędnicze, Starosta powołuje komisje rekrutacyjną.

2. W skład komisji rekrutacyjnej mogą wchodzić:
a) starosta lub osoba przez niego upoważniona – przewodniczący komisji,
b) sekretarz powiatu,
c) naczelnik wydziału wnioskujący o zatrudnienie pracownika lub osoba przez niego upoważniona,
d) pracownik ds. kadrowych – sekretarz komisji.

3. Jeżeli nabór dotyczy stanowiska kierownika powiatowej jednostki organizacyjnej, to       w skład komisji wchodzą:
a) starosta lub osoba przez niego upoważniona – przewodniczący komisji,
b) członek Zarządu Powiatu,
c) inne osoby wskazane przez starostę.

4. Starosta może powołać do składu komisji dodatkowo inną osobę posiadającą odpowiednie
przygotowanie merytoryczne mające znaczenie dla właściwej oceny kandydatów.

5. W skład komisji nie może wchodzić osoba pozostająca z kandydatem na stanowisko w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do jej bezstronności.

6. Jeżeli okoliczności, o których mowa w pkt 5 zostaną ujawnione po powołaniu komisji, Starosta dokonuje odpowiedniej zmiany w składzie komisji.

7. Osoby powołane w skład komisji oraz osoby uczestniczące w pracach komisji nie mogą ujawniać informacji o kandydatach i przebiegu procedury naboru.

8. Osoby biorące udział w przygotowaniu i przeprowadzeniu procedury naboru nie mogą przystąpić do tego naboru.

9. Komisja wykonuje swoje zadania na posiedzeniach zwoływanych przez przewodniczącego komisji lub z jego upoważnienia, przez sekretarza komisji.

10. Prace komisji są prowadzone, jeżeli w posiedzeniu bierze udział co najmniej ¾ jej składu.

11. Komisja podejmuje decyzje w trybie głosowania, zwykłą większością głosów.

12. W razie równej liczby głosów, głosem rozstrzygającym jest głos przewodniczącego komisji.

13. Z posiedzeń komisji sporządzany jest protokół, który podpisują członkowie komisji obecni na posiedzeniu.

14. Obsługę kancelaryjno-organizacyjną komisji zapewnia Wydział Organizacyjno-Ogólny.

15. Komisja działa do czasu zakończenia procedury naboru na wolne stanowisko pracy.

Rozdział 5

Ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko urzędnicze

1. Wydział Organizacyjno-Ogólny, w uzgodnieniu z sekretarzem powiatu, przygotowuje projekt ogłoszenia o naborze kandydatów na wolne stanowisko urzędnicze, który po zatwierdzeniu przez Starostę podlega ogłoszeniu.

2. Ogłoszenie o naborze kandydatów na wolne stanowisko urzędnicze umieszcza się obligatoryjnie w Biuletynie Informacji Publicznej Powiatu Czarnkowsko-Trzcianeckiego, na tablicach informacyjnych w siedzibie Starostwa Powiatowego w Czarnkowie oraz Delegatury Wydziałów Starostwa w Trzciance.

3. Ogłoszenie może być także umieszczone w prasie lokalnej i na tablicy informacyjnej Powiatowego Urzędu Pracy.

4. Ogłoszenie winno zawierać:
a) dane identyfikacyjne pracodawcy (nazwa i adres urzędu, nr telefonu)
b) określenie stanowiska urzędniczego,
c) określenie wymagań związanych ze stanowiskiem urzędniczym zgodnie z jego opisem, ze wskazaniem, które z nich są  niezbędne, a które dodatkowe,
d) wskazanie zakresu zadań wykonywanych na stanowisku urzędniczym,
e) wykaz dokumentów, które powinna zawierać oferta,
f) określenie terminu i miejsca składnia dokumentów.

5. Określony w ogłoszeniu termin składania dokumentów nie może być krótszy niż 14 dni, licząc od dnia publikacji ogłoszenia.

6. Wzór ogłoszenia stanowi załącznik nr 3 do procedury.

Rozdział  6

Przyjmowanie dokumentów aplikacyjnych.

1. Po ogłoszeniu umieszczonym w BIP i na tablicach informacyjnych, następuje przyjmowanie dokumentów aplikacyjnych określonych w ogłoszeniu o naborze od kandydatów zainteresowanych pracą na wolnym stanowisku pracy.

2. Dokumenty aplikacyjne powinny zawierać co najmniej:
a) list motywacyjny,
b) życiorys – curriculum vitae,
c) kserokopie świadectw pracy,
d) kserokopie dyplomów potwierdzających wykształcenie,
e) kserokopie zaświadczeń o ukończonych kursach, szkoleniach,
f) oryginał kwestionariusza osobowego.

3. Dokumenty aplikacyjne składane przez osoby ubiegające się o zatrudnienie mogą być  przyjmowane tylko po umieszczeniu ogłoszenia o organizowanym naborze na wolne stanowisko urzędnicze i tylko w formie pisemnej.

4. Nie przyjmuje się dokumentów aplikacyjnych drogą elektroniczną.

5. Oferty w zamkniętych kopertach, złożone osobiście lub przesłane pocztą, w terminie określonym w ogłoszeniu, przyjmuje Wydział Ogólno-Organizacyjny.

Rozdział 7

Analiza złożonych dokumentów i badanie kompetencji kandydatów.

1.   Nabór na wolne stanowisko urzędnicze przebiega w dwóch etapach:
1) I etap – analiza złożonych dokumentów,
2) II etap – badanie kompetencji kandydatów ubiegających się o stanowisko.

2. Celem I etapu procedury naboru jest sprawdzenie, czy kandydaci spełniają wymogi formalne.

3. Analizy dokumentów dokonuje komisja rekrutacyjna.

4. Analiza dokumentów w I etapie naboru obejmuje w szczególności:
a) sprawdzenie czy dokumenty (oferta) zostały złożone w terminie,
b) sprawdzenie czy zostały złożone wszystkie wymagane w ogłoszeniu
dokumenty,
c) sprawdzenie czy złożone dokumenty potwierdzają spełnienie wymagań w zakresie koniecznego doświadczenia zawodowego.

5.   Dokumenty (oferty), które nie spełniają wymogów formalnych określonych w ogłoszeniu
są odrzucane przez komisję, a nie zakwalifikowani do II etapu naboru kandydaci są informowani pisemnie o odrzuceniu ich ofert oraz przyczynach odrzucenia.

6.  Osoby, których oferty spełniają wymogi formalne zostają zakwalifikowane do II etapu naboru. Wzór listy kandydatów spełniających wymogi formalne stanowi załącznik nr 4 do procedury.

7. Celem II etapu procedury naboru jest dokonanie przez komisję oceny kwalifikacji  i predyspozycji kandydata na stanowisko urzędnicze poprzez:
a) test kwalifikacyjny,
b) rozmowę kwalifikacyjną.

8.  Kandydat zakwalifikowany do II etapu procedury naboru, informowany jest o terminie i miejscu spotkania telefonicznie lub pisemnie przez sekretarza komisji.

9.  Test kwalifikacyjny.
a) celem testu kwalifikacyjnego jest sprawdzenie wiedzy i umiejętności niezbędnych do wykonywania określonej pracy,
b) każde pytanie w teście kwalifikacyjnym ma odpowiednią skalę punktową.

10. Rozmowa kwalifikacyjna.
a) celem rozmowy kwalifikacyjnej jest nawiązanie bezpośredniego kontaktu z kandydatem i weryfikacja informacji zawartych w dokumentach aplikacyjnych,
b) rozmowa kwalifikacyjna pozwoli również zbadać:
- predyspozycje i umiejętności kandydata gwarantujące prawidłowe
     wykonywanie powierzonych obowiązków,
- posiadaną wiedzę na temat jednostki samorządu terytorialnego, w której
        ubiega się o stanowisko,
- obowiązki i zakres odpowiedzialności na stanowiskach zajmowanych
        poprzednio przez kandydata,
- cele zawodowe kandydata
c)   rozmowę kwalifikacyjną przeprowadza komisja rekrutacyjna,
d) każdy członek komisji podczas rozmowy przydziela kandydatowi punkty w skali  od 0 do 10.

Rozdział 8

Ogłoszenie wyników

1. Po przeprowadzonej rozmowie kwalifikacyjnej, komisja rekrutacyjna wybiera kandydata,
który w selekcji końcowej uzyskał najwyższą liczbę punktów z testu i rozmowy kwalifikacyjnej.

2. Kandydat wyłoniony w drodze naboru, przed zawarciem umowy o pracę zobowiązany jest
przedłożyć zaświadczenie o niekaralności i zaświadczenie lekarskie o zdolności do pracy na stanowisku urzędniczym.

Rozdział 9

Sporządzenie  protokołu z przeprowadzonego naboru

1. Po zakończeniu procedury naboru, sekretarz komisji sporządza protokół.
2. Protokół zawiera w szczególności:

a) określenie stanowiska urzędniczego, na które był prowadzony nabór, liczbę
kandydatów oraz imiona, nazwiska i adresy nie więcej niż 5 najlepszych  kandydatów, uszeregowanych według spełnienia przez nich wymagań określonych w ogłoszeniu o naborze,

b) informację o zastosowanych metodach i technikach naboru oraz uzasadnienie
danego naboru.

3. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 5 do procedury.

Rozdział 10

Informacja o wynikach naboru

1. W terminie 14 dni od dnia zatrudnienia wybranego kandydata albo zakończenia procedury naboru, w przypadku gdy w jego wyniku nie doszło do zatrudnienia żadnego kandydata, upowszechnia się informację o wynikach naboru w BIP oraz na tablicach ogłoszeń przez okres co najmniej 3 miesięcy.

2. Informacja, o której mowa w punkcie 1, zawiera:
a) nazwę i adres jednostki,
b) określenie stanowiska urzędniczego,
c) imię i nazwisko wybranego kandydata oraz jego miejsce zamieszkania,
d) uzasadnienie dokonanego wyboru kandydata lub uzasadnienie nie zatrudnienia żadnego kandydata.

3. W sytuacji, gdy stosunek pracy z osobą wyłonioną w wyniku procedury naboru nie został
nawiązany lub ustał w ciągu 3 miesięcy od  dnia nawiązania stosunku pracy, można zatrudnić na tym samym stanowisku kolejną osobę spośród najlepszych kandydatów wymienionych w protokole z tego naboru. Przepisy punktu 1 i 2 stosuje się odpowiednio.
4.  Wzór informacji o wynikach naboru stanowią załączniki nr 6 i nr 6a do procedury.

Rozdział 11

Sposób postępowania z dokumentami aplikacyjnymi

1. Dokumenty aplikacyjne kandydata, który zostanie wyłoniony w procesie procedury naboru, zostają dołączone do jego akt osobowych.

2. Oferty, które zostały odrzucone z przyczyn formalnych oraz oferty kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni, są odsyłane lub odbierane osobiście przez zainteresowanych.

Rozdział 12

Postanowienia końcowe.

1. W przypadku nie rozstrzygnięcia naboru z uwagi na brak ofert spełniających wymogi określone w ogłoszeniu lub z innych przyczyn – procedurę naboru przeprowadza się ponownie.

2. Starostwo Powiatowe nie pokrywa kosztów poniesionych przez kandydatów w związku  z ich udziałem w procedurze naboru na wolne stanowisko urzędnicze.

3. Aktualizacja procedury naboru na wolne stanowisko jest dokonywana w sytuacji potrzeby dostosowania jej do zmian w przepisach prawa lub też potrzeby jej usprawnienia.

4. Za aktualizację procedury naboru na wolne stanowiska pracy odpowiedzialny jest sekretarz powiatu.