§ 28

WYDZIAŁ ORGANIZACYJNO-OGÓLNY - OR

 

Zapewnia sprawną organizację i funkcjonowanie starostwa, koordynuje pod względem formalno-prawnym współpracę samorządu powiatowego z organizacjami pozarządowymi, koordynuje system kontroli zarządczej w urzędzie, realizuje zadania z zakresu ochrony informacji, w tym informacji niejawnych i danych osobowych, koordynuje sprawy bezpieczeństwa i ochrony urzędu, realizuje zadania w zakresie zarządzania kryzysowego i zadań obronnych, zadania służby bezpieczeństwa
i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, zapewnia organizację kontroli wykonywania zadań administracji samorządu powiatowego, obsługę kancelaryjną i informatyczną urzędu oraz finansową wydziału, realizuje zadania w zakresie remontów, inwestycji i zamówień publicznych.

I. Do podstawowych zadań wydziału należy:

1) współpraca przy opracowywaniu projektu regulaminu organizacyjnego i innych aktów normujących funkcjonowanie Starostwa, ich aktualizacja oraz kontrola realizacji;

2) przedkładanie aktów organów powiatu do publikacji w dzienniku urzędowym województwa;

3) inicjowanie i podejmowanie działań usprawniających formy, metody i organizację pracy starostwa;

4) wdrażanie i nadzorowanie stosowania instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt przez wydziały;

5) prowadzenie zbioru zarządzeń, upoważnień i pełnomocnictw do załatwiania spraw w imieniu starosty, w tym do wydawania decyzji administracyjnych;

6) prowadzenie zbioru porozumień zawieranych przez powiat;

7) opracowywanie i uzgadnianie projektów aktów prawnych rady, zarządu lub starosty w zakresie właściwości rzeczowej wydziału;

8) obsługa narad organizowanych przez starostę z kadrą kierowniczą starostwa, innymi jednostkami organizacyjnymi we współpracy z Biurem Rady oraz kontrola wykonania ustaleń podjętych w wyniku tych narad;

9) prowadzenie sekretariatu starosty i wicestarosty oraz obsługi kancelaryjnej starostwa;

10) prowadzenie centralnej ewidencji kontroli zewnętrznych, gromadzenie dokumentów kontroli zewnętrznych przeprowadzanych w starostwie i jednostkach organizacyjnych powiatu, wykorzystywanie materiałów pokontrolnych w celu doskonalenia działalności tych jednostek;

11) koordynowanie kontroli zarządczej w starostwie i jednostkach organizacyjnych;

12) współdziałanie z organami kontrolnymi w zakresie planowania i prowadzenia kontroli;

13) prowadzenie dokumentacji dotyczącej zawieranych przez starostę ponad zakładowych układów zbiorowych pracy;

14) administrowanie i gospodarowanie budynkami starostwa;

15) zabezpieczenie przestrzegania w starostwie przepisów dotyczących porządku, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej;

16) zabezpieczenie mienia starostwa;

17) prowadzenie spraw związanych z prawidłową i racjonalną gospodarką materiałową oraz majątkiem pozostającym w dyspozycji wydziału;

18) prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo-technicznym, pracami remontowymi oraz konserwacją sprzętu i wyposażenia starostwa i organów powiatu;

19) nadzorowanie procesu komputeryzacji, zakupu środków trwałych, remontów oraz gospodarki powierzchnią użytkową budynków wchodzących w skład siedziby starostwa;

20) załatwianie całokształtu spraw związanych z prenumeratą czasopism, zamawianiem publikacji, tablic urzędowych i informacyjnych, pieczęci nagłówkowych i pieczątek podpisowych wraz z ich ewidencjonowaniem;

21) gospodarka drukami i formularzami;

22) zapewnienie prawidłowego funkcjonowania i nadzór nad gospodarką taborem samochodowym starostwa;

23) zabezpieczenie informacji wizualnej dla interesantów;

24) prowadzenie biblioteki starostwa;

25) zabezpieczenie łączności telefonicznej, faksowej, elektronicznej i alarmowej;

26) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia powiatu;

27) obsługa informatyczna starostwa;

28) obsługa techniczna i gospodarczej starostwa (kierowca, konserwator, sprzątanie);

29) wykonywanie zadań związanych z wyborami;

30) prowadzenie obsługi w zakresie kopiowania dokumentów i udzielania informacji osobom załatwiającym sprawy w starostwie;

31) obsługa administracyjno-biurowa Powiatowej Komisji Bezpieczeństwa i Porządku oraz przygotowywanie sprawozdań z działań tej komisji;

32) zabezpieczenie właściwego stosowania w starostwie symboli narodowych;

33) nadzór nad funkcjonowaniem elektronicznego systemu obiegu dokumentów;

34) obsługa gospodarcza Powiatowego Centrum Rolniczego w Czarnkowie;

35) opracowywanie projektu budżetu i planów finansowych oraz sprawozdań z ich wykonania w zakresie zadań realizowanych i nadzorowanych przez wydział;

36) prowadzenie prawidłowej i racjonalnej gospodarki finansowej w ramach uchwalonego przez radę budżetu w zakresie wydziału;

37) obsługa programu zaangażowania budżetu w starostwie;

38) prowadzenie ewidencji środków trwałych i pozostałego wyposażenia w wersji papierowej lub elektronicznej oraz spraw związanych z wykonywaniem inwentaryzacji w starostwie;

39) koordynacja realizacji zadań wydziałów z ustawy o statystyce publicznej;

40) nadzór nad bezpieczeństwem systemów informatycznych i ochrony danych;

41) w zakresie ochrony danych osobowych:

a) prowadzenie przez administratora bezpieczeństwa informacji spraw związanych z rejestracją zbiorów danych osobowych oraz ich przetwarzaniem zgodnie z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych,

b) prowadzenie rejestru osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych,

c) zapewnienie ochrony danych osobowych oraz prowadzenie szkoleń pracowników z zakresu ochrony danych osobowych,

d) opracowanie i stała aktualizacja dokumentacji dotyczącej bezpieczeństwa danych osobowych oraz instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych,

42) nadzór nad archiwum zakładowym;

43) prowadzenie i obsługa Biura Obsługi Klienta.

II. W zakresie spraw obywatelskich:

Wydział realizuje zadania dotyczące problematyki prawno–administracyjnej w zakresie obywatelstwa, spraw wojskowych i nadzoru nad stowarzyszeniami.

1. Do podstawowych zadań wydziału należy:

1) prowadzenie spraw z zakresu współpracy z organizacjami pozarządowymi, w tym opracowywanie projektu powiatowego programu współpracy z organizacjami pozarządowymi i podmiotami wymienionymi w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz sprawozdań z jego realizacji;

2) organizacja otwartych konkursów ofert na wsparcie realizacji zadań publicznych powiatu przez podmioty określone w pkt 1;

3) wykonywanie zadań z zakresu sprawowania nadzoru nad działalnością stowarzyszeń
w powiecie;

4) przygotowywanie pozwoleń na przeprowadzanie zbiórek publicznych na obszarze powiatu lub jego części obejmującej więcej niż jedną gminę;

5) udział w organizacji na terenie powiatu obchodów rocznic związanych z walkami o niepodległość i ofiarami wojny oraz okresu powojennego;

6) kierowanie do pracy inwalidów wojennych i wojskowych;

7) prowadzenie spraw związanych z wyrażaniem zgody na rozwiązanie przez zakład pracy stosunku pracy z inwalidą wojennym i wojskowym oraz kombatantem i inną osobą uprawnioną w okresie 2 lat przed osiągnięciem wieku uprawniającego do wcześniejszego przejścia na emeryturę;

8) prowadzenie spraw wynikających z ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o repatriacji;

9) przygotowanie zezwoleń na sprowadzenie zwłok i szczątków z obcego państwa;

10) organizowanie przewozu zwłok osób zmarłych lub zabitych w miejscach publicznych na wniosek właściwego organu;

11) realizacja zadań związanych z organizacją i przeprowadzeniem kwalifikacji wojskowej;

12) organizowanie akcji kurierskiej;

13) prowadzenie spraw związanych z organizowaniem imprez masowych;

14) przyjmowanie zgłoszeń o znalezieniu rzeczy zagubionych, przechowywanie tych rzeczy oraz poszukiwanie osób uprawnionych do ich odbioru;

15) sprawowanie nadzoru nad realizacją zadań określonych w ustawach o ochronie informacji niejawnych i o ochronie danych osobowych;

16) prowadzenie spraw związanych z systemem ratownictwa medycznego na terenie powiatu, przygotowywanie, aktualizacja i przekazywanie danych do wojewódzkiego planu zabezpieczenia medycznych działań ratowniczych;

17) przygotowywanie decyzji w sprawach będących we właściwości rzeczowej wydziału;

18) planowanie i realizacja zadań obronnych wynikających z ustaw i rozporządzeń;

2. W ramach struktury organizacyjnej Wydziału Organizacyjno-Ogólnego funkcjonuje podległe staroście, powiatowe centrum zarządzania kryzysowego, które wykonuje zadania w zakresie obronności, obrony cywilnej, ochrony przeciwpowodziowej, ochrony przeciwpożarowej oraz zapobiegania innym nadzwyczajnym zagrożeniom życia i zdrowia ludzi oraz środowiska. W ramach PCZK funkcjonuje zespół zarządzania kryzysowego.3. Wydział prowadzi sprawy i obsługę powiatowego zespołu zarządzania kryzysowego oraz powiatowego centrum zarządzania kryzysowego, a w szczególności w zakresie:

a) monitorowania informacji o zdarzeniach mających znamiona sytuacji kryzysowych powstałych na terenie powiatu lub mogących mieć wpływ na ich powstanie i przedstawianie staroście bieżących lub okresowych meldunków w tym zakresie;

b) monitorowania prognoz i analizowanie zagrożeń dotyczących powodzi, pożarów i klęsk żywiołowych;

c) opracowywania, uzgadniania i aktualizowania planu reagowania kryzysowego powiatu;

d) współpraca z jednostkami organizacyjnymi realizującymi zadania w zakresie monitoringu zagrożeń (policja, inspekcja ochrony środowiska, inspekcja sanitarna, inspekcja weterynaryjna itp.), których obszar działania obejmuje powiat;

e) utrzymywanie łączności z centrum zarządzania kryzysowego wojewody, przekazywanie i przyjmowanie informacji dotyczących stanu bezpieczeństwa oraz przebiegu i koordynacji podejmowanych działań w sytuacji wystąpienia zagrożenia;

f) współdziałanie z gminnymi i powiatowymi centrami zarządzania kryzysowego w zakresie ostrzegania, alarmowania i koordynacji wspólnych akcji ratowniczych oraz wymiany informacji;

g) zapewnienie w sytuacjach kryzysowych, obsługi kancelaryjnej starostwa, po godzinach urzędowania;

h) tworzenie i okresowa analiza baz danych przydatnych w razie konieczności reagowania przez starostę na sytuacje kryzysowe, przy wykorzystaniu informatycznych możliwości wspomagania procesów decyzyjnych;

i) prowadzenie spraw w zakresie organizacji i koordynacji akcjami zwalczającymi klęski żywiołowe;

j) prowadzenie akcji prewencyjnej na terenach zagrożonych powodzią;

k) przygotowywanie zwolnień od zakazów obowiązujących na obszarach narażonych na niebezpieczeństwo powodzi;

l) realizacja zadań wynikających z pełnienia przez starostę funkcji szefa obrony cywilnej powiatu.

4. Pracownik prowadzący sprawy z zakresu obrony cywilnej, zarządzania kryzysowego w zakresie ich realizacji podlega bezpośrednio staroście.5. W ramach Wydziału Organizacyjno-Ogólnego funkcjonuje podległa staroście, służba bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zabezpieczenia przeciwpożarowego, której zadaniem jest zabezpieczenie przestrzegania w starostwie przepisów dotyczących porządku, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej.6. W strukturze Wydziału funkcjonuje Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych oraz Administrator Bezpieczeństwa Informacji, którzy w zakresie realizacji zadań merytorycznych podlegają bezpośrednio staroście.

III. W zakresie remontów, inwestycji i zamówień publicznych:

1) koordynowanie inwestycji powiatowych, współdziałanie z merytorycznymi wydziałami w tym zakresie;

2) przygotowywanie materiałów i prowadzenie dokumentacji w zakresie prowadzonych inwestycji i remontów, w szczególności :

a) współudział w planowaniu zadań inwestycyjnych,

b) kompletowanie dokumentacji technicznej zadania,

c) przygotowanie materiałów przetargowych zgodnie z prawem zamówień publicznych oraz przechowywanie dokumentacji prowadzonych postępowań,

d) przygotowywanie przy udziale Biura Prawnego, projektów umów na wykonanie zadań inwestycyjnych,

e) nadzorowanie, koordynowanie i rozliczanie realizowanych zadań inwestycyjnych i prac remontowych oraz toku prowadzonych prac wykonawczych

f) uczestniczenie w odbiorach wykonanych zadań,

g) opracowywanie okresowych, zbiorczych informacji, analiz i sprawozdań z realizacji zdań remontowych i inwestycyjnych,

3) organizowanie prac, posiedzeń i narad komisji przetargowej;

4) prowadzenie rejestrów zamówień, odwołań i protestów oraz opracowywanie zbiorczych sprawozdań dotyczących udzielonych zamówień publicznych;

5) nadzór nad przestrzeganiem przepisów prawo zamówień publicznych przez wydziały i jednostki organizacyjne, prowadzenie szkolenia, doradztwa i instruktażu w tym zakresie;

6) udział w kontrolach prawidłowości stosowania przepisów obowiązujących w zakresie udzielania zamówień publicznych w starostwie oraz jednostkach podległych powiatowi;