Sygnaliści

Procedura zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych w Starostwie Powiatowym w Czarnkowie

Cele Procedur:

• stworzenie kompleksowej regulacji problematyki ujawniania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń zewnętrznych,
• poprawa społecznej percepcji (postrzegania) działań osób zgłaszających przypadki nieprawidłowości jako aktywności wątpliwej moralnie (donosicielstwo),
• ochrona osób zgłaszających przypadki nieprawidłowości,
• ochrona Urzędu poprzez wczesne wykrycie i usunięcie zgłoszonych przypadków nieprawidłowości,
• propagowanie postawy obywatelskiej odpowiedzialności.

Kto może być sygnalistą.

Sygnalistą może być osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Sygnalistą jest również osoba fizyczna, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą, przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.

Przedmiot zgłoszenia.

Procedura obejmuje zgłaszanie informacji o naruszeniach prawa, uzyskanych w kontekście związanym z pracą, dotyczących dziedzin prawnych określonych w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów. Informacją o naruszeniu prawa jest to  informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informacja dotycząca próby ukrycia takiego naruszenia praw.

Jak można dokonać zgłoszenia wewnętrznego.

Zgłoszenia dokonywane mogą być poprzez dedykowane poufne kanały zgłoszeń. Możliwe kanały zgłoszeń;

• za pomocą poczty elektronicznej na adres mailowy: sygnalista@pct.powiat.pl

w zaszyfrowanym pliku. Szyfr do pliku należy przekazać pracownikowi osobiście lub telefonicznie;

• w formie listownej na adres: Starostwo Powiatowe w Czarnkowie, 64-700 Czarnków, ul. Rybaki 3, z dopiskiem na kopercie np. „zgłoszenie nieprawidłowości”, „zgłoszenie od sygnalisty, nie otwierać w biurze obsługi klienta”;
• osobiście lub telefonicznie do koordynatora wyznaczonego w urzędzie, na numer telefonu:
  +48 660 747 209. Koordynator, do którego osobiście lub telefonicznie zgłoszono nieprawidłowość, dokumentuje zgłoszenie w formie karty zgłoszenia, protokołu, nagrania rozmowy;
• poprzez wrzucenie pisma do skrzynki na listy zamieszczonej przy drzwiach w pokoju nr 35.Skrzynka opróżniana jest systematycznie dwa razy w tygodniu (wtorek i czwartek w godz. od 11.00 do 12.00). Z czynności tej sporządzany jest protokół;
• z wykorzystaniem wewnętrznej sieci intranet.

Przyjmowane są wyłącznie zgłoszenia podpisane. Nie jest nadawany bieg zgłoszeniom anonimowym.

Jak można dokonać zgłoszenia zewnętrznego.

Zgłoszenia dokonywane mogą być poprzez dedykowane poufne kanały zgłoszeń. Możliwe kanały zgłoszeń;

• za pomocą poczty elektronicznej na adres mailowy: zewnetrzny@pct.powiat.pl

w zaszyfrowanym pliku. Szyfr do pliku należy przekazać pracownikowi osobiście lub telefonicznie;

• w formie listownej na adres: Starostwo Powiatowe w Czarnkowie, 64-700 Czarnków, ul. Rybaki 3, z dopiskiem na kopercie „Zgłoszenie od sygnalisty, nie otwierać w biurze obsługi klienta”;
• osobiście lub telefonicznie do koordynatora wyznaczonego w urzędzie, na numer telefonu:
  +48 660 747 209. Koordynator, do którego osobiście lub telefonicznie zgłoszono nieprawidłowość, dokumentuje zgłoszenie w formie karty zgłoszenia, protokołu, nagrania rozmowy;
• poprzez wrzucenie pisma do skrzynki na listy zamieszczonej przy drzwiach w pokoju nr 35.Skrzynka opróżniana jest systematycznie dwa razy w tygodniu (wtorek i czwartek w godz. od 11.00 do 12.00). Z czynności tej sporządzany jest protokół;

Przyjmowane są wyłącznie zgłoszenia podpisane. Nie jest nadawany bieg zgłoszeniom anonimowym.

Co powinno zawierać zgłoszenie.

Zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia, w tym co najmniej:

• dane osoby zgłaszającej, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy (nie dotyczy anonimów);
• datę i miejsce sporządzenia;
• dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;
• opis nieprawidłowości oraz ich daty;
• zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków.

Ochrona sygnalisty.

Sygnalista podlega ochronie, jeżeli zgłosi naruszenie prawa. W momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego ma uzasadnione podstawy sądzić o prawdziwości przedmiotu zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i dokona zgłoszenia we właściwy sposób, a więc w formie zgłoszenia wewnętrznego, zewnętrznego lub w formie ujawnienia publicznego, zgodnie z funkcjonującymi regulacjami prawnymi.

Zgodnie z Procedurą zgłoszeń w Starostwie Powiatowym w Czarnkowie dostęp do zgłoszenia ma tylko Zespół odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń oraz podejmowanie działań następczych.

Dane sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu osobom nieupoważnionym, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty lub gdy ujawnienie danych sygnalisty jest obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa powszechnie obowiązującego.

Starosta Czarnkowsko-Trzcianecki nie będzie tolerował żadnego rodzaju działań odwetowych, ani prób lub groźby zastosowania takich działań, w tym szykan, zachowań dyskryminujących i innych form wykluczenia lub nękania, sankcji wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą.

Działaniem odwetowym jest bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście.

Do odpowiedzialności karnej i odszkodowawczej może zostać pociągnięty sygnalista, który zgłosi naruszenie prawa, do którego nie doszło.

Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich.

Informacja o naruszeniu prawa może być zgłoszona w każdym przypadku również do Rzecznika Praw Obywatelskich (informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl, ePUAP: /RPO/SkrytkaESP, adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa) albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej, z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych. Zgłoszenie takie nie skutkuje pozbawieniem sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy o ochronie sygnalistów.