Wydział Organizacyjno-Ogólny
§ 29
REGULAMINU ORGANIZACYJNEGO STAROSTWA POWIATOWEGO
w Czarnkowie
WYDZIAŁ ORGANIZACYJNO-OGÓLNY - OR
Zapewnia sprawną organizację i funkcjonowanie Starostwa, koordynuje pod względem formalno - prawnym współpracę samorządu powiatowego z organizacjami pozarządowymi, koordynuje system kontroli zarządczej w Urzędzie, realizuje zadania z zakresu ochrony informacji, w tym informacji niejawnych i danych osobowych, koordynuje sprawy bezpieczeństwa i ochrony Urzędu, realizuje zadania w zakresie zarządzania kryzysowego i zadań obronnych, zadania służby bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, zapewnia organizację kontroli wykonywania zadań administracji samorządu powiatowego, obsługę kancelaryjną i informatyczną Urzędu oraz finansową Wydziału.
I. Do podstawowych zadań Wydziału należy:
1) współpraca przy opracowywaniu projektu Regulaminu Organizacyjnego i innych aktów normujących funkcjonowanie Starostwa, ich aktualizacja oraz kontrola realizacji;
2) przedkładanie aktów organów powiatu do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa;
3) inicjowanie i podejmowanie działań usprawniających formy, metody i organizację pracy Starostwa;
4) wdrażanie i nadzorowanie stosowania instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt przez Wydziały;
5) prowadzenie zbioru zarządzeń, upoważnień i pełnomocnictw do załatwiania spraw w imieniu Starosty, w tym do wydawania decyzji administracyjnych;
6) prowadzenie zbioru porozumień zawieranych przez powiat;
7) opracowywanie i uzgadnianie projektów aktów prawnych Rady, Zarządu lub Starosty w zakresie właściwości rzeczowej Wydziału;
8) obsługa narad organizowanych przez Starostę z kadrą kierowniczą Starostwa lub innymi jednostkami organizacyjnymi we współpracy z Biurem Rady oraz kontrola wykonania ustaleń podjętych w wyniku tych narad;
9) prowadzenie sekretariatu Starosty i Wicestarosty oraz obsługi kancelaryjnej Starostwa;
10) prowadzenie centralnej ewidencji kontroli zewnętrznych, gromadzenie dokumentów kontroli zewnętrznych przeprowadzanych w Starostwie i jednostkach organizacyjnych powiatu, wykorzystywanie materiałów pokontrolnych w celu doskonalenia działalności tych jednostek;
11) koordynowanie kontroli zarządczej w Starostwie i jednostkach organizacyjnych;
12) współdziałanie z organami kontrolnymi w zakresie planowania i prowadzenia kontroli;
13) administrowanie i gospodarowanie budynkami Starostwa;
14) zabezpieczenie przestrzegania w Starostwie przepisów dotyczących porządku, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej;
15) zabezpieczenie mienia Starostwa;
16) prowadzenie spraw związanych z prawidłową i racjonalną gospodarką materiałową oraz majątkiem pozostającym w dyspozycji Wydziału;
17) prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo-technicznym, pracami remontowymi oraz konserwacją sprzętu i wyposażenia Starostwa i organów powiatu;
18) nadzorowanie procesu komputeryzacji, zakupu środków trwałych, remontów oraz gospodarki powierzchnią użytkową budynków wchodzących w skład siedziby Starostwa;
19) załatwianie całokształtu spraw związanych z prenumeratą czasopism, zamawianiem publikacji, tablic urzędowych i informacyjnych, pieczęci nagłówkowych i pieczątek podpisowych wraz z ich ewidencjonowaniem;
20) gospodarka drukami i formularzami;
21) zapewnienie prawidłowego funkcjonowania i nadzór nad gospodarką taborem samochodowym Starostwa;
22) zabezpieczenie informacji wizualnej dla interesantów;
23) prowadzenie biblioteki Starostwa;
24) zabezpieczenie łączności telefonicznej, faksowej, elektronicznej i alarmowej;
25) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia powiatu;
26) obsługa informatyczna Starostwa;
27) obsługa techniczna i gospodarcza Starostwa (kierowca, konserwator, sprzątanie);
28) wykonywanie zadań związanych z wyborami;
29) prowadzenie obsługi w zakresie kopiowania dokumentów i udzielania informacji osobom załatwiającym sprawy w Starostwie;
30) obsługa administracyjno-biurowa Powiatowej Komisji Bezpieczeństwa i Porządku oraz przygotowywanie sprawozdań z działań tej Komisji;
31) zabezpieczenie właściwego stosowania w Starostwie symboli narodowych;
32) nadzór nad funkcjonowaniem elektronicznego systemu obiegu dokumentów;
33) obsługa gospodarcza w zakresie zapewnienia pracownika do bieżącego utrzymania czystości i porządku na terenie Powiatowego Centrum Rolniczego w Czarnkowie oraz w pomieszczeniach użyczonych Starostwu Powiatowemu w Czarnkowie;
34) opracowywanie projektu budżetu i planów finansowych oraz sprawozdań z ich wykonania w zakresie zadań realizowanych i nadzorowanych przez Wydział;
35) prowadzenie prawidłowej i racjonalnej gospodarki finansowej w ramach uchwalonego przez Radę budżetu w zakresie Wydziału;
36) obsługa programu zaangażowania budżetu w Starostwie;
37) prowadzenie ewidencji środków trwałych i pozostałego wyposażenia w wersji papierowej lub elektronicznej oraz spraw związanych z wykonywaniem inwentaryzacji w Starostwie;
38) koordynacja realizacji zadań Wydziałów z ustawy o statystyce publicznej;
39) nadzór nad bezpieczeństwem systemów informatycznych i ochrony danych;
40) w zakresie ochrony danych osobowych:
a) prowadzenie przez Inspektora Ochrony Danych spraw związanych z rejestracją zbiorów danych osobowych oraz ich przetwarzaniem zgodnie z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych,
b) prowadzenie rejestru osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych,
c) zapewnienie ochrony danych osobowych oraz prowadzenie szkoleń pracowników z zakresu ochrony danych osobowych,
d) opracowanie i stała aktualizacja dokumentacji dotyczącej bezpieczeństwa danych osobowych oraz instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych,
41) nadzór nad archiwum zakładowym;
42) prowadzenie i obsługa Biura Obsługi Klienta,
43) prowadzenie spraw związanych z udzielaniem zamówień publicznych w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych we współpracy z Wydziałem Inwestycji i Zamówień Publicznych.
II. W zakresie spraw obywatelskich:
Wydział realizuje zadania dotyczące problematyki prawno–administracyjnej w zakresie obywatelstwa, spraw wojskowych i nadzoru nad stowarzyszeniami.
1. Do podstawowych zadań Wydziału należy:
1) prowadzenie spraw z zakresu współpracy z organizacjami pozarządowymi, w tym opracowywanie projektu Powiatowego Programu Współpracy z organizacjami pozarządowymi i podmiotami wymienionymi w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz sprawozdań z jego realizacji;
2) organizacja otwartych konkursów ofert na wsparcie realizacji zadań publicznych powiatu przez podmioty określone w pkt 1;
3) wykonywanie zadań z zakresu sprawowania nadzoru nad działalnością stowarzyszeń w powiecie;
4) prowadzenie ewidencji stowarzyszeń zwykłych;
5) udział w organizacji na terenie powiatu obchodów rocznic związanych z walkami o niepodległość i ofiarami wojny oraz okresu powojennego;
6) kierowanie do pracy inwalidów wojennych i wojskowych;
7) prowadzenie spraw związanych z wyrażaniem zgody na rozwiązanie przez zakład pracy stosunku pracy z inwalidą wojennym i wojskowym oraz kombatantem i inną osobą uprawnioną w okresie 2 lat przed osiągnięciem wieku uprawniającego do wcześniejszego przejścia na emeryturę;
8) prowadzenie spraw wynikających z ustawy o repatriacji;
9) przygotowywanie zezwoleń na sprowadzenie zwłok i szczątków z obcego państwa;
10) organizowanie przewozu zwłok osób zmarłych lub zabitych w miejscach publicznych na wniosek właściwego organu;
11) realizacja zadań związanych z organizacją i przeprowadzeniem kwalifikacji wojskowej;
12) organizowanie akcji kurierskiej;
13) prowadzenie spraw związanych z organizowaniem imprez masowych;
14) przyjmowanie zgłoszeń o znalezieniu rzeczy zagubionych, przechowywanie tych rzeczy oraz poszukiwanie osób uprawnionych do ich odbioru;
15) sprawowanie nadzoru nad realizacją zadań określonych w ustawach o ochronie informacji niejawnych i o ochronie danych osobowych;
16) prowadzenie spraw związanych z systemem ratownictwa medycznego na terenie powiatu, przygotowywanie, aktualizacja i przekazywanie danych do wojewódzkiego planu zabezpieczenia medycznych działań ratowniczych;
17) przygotowywanie decyzji w sprawach będących we właściwości rzeczowej Wydziału;
18) planowanie i realizacja zadań obronnych wynikających z ustaw i rozporządzeń;
19) prowadzenie całokształtu spraw związanych z nieodpłatną pomocą prawną i nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim na terenie powiatu.
2. W ramach struktury organizacyjnej Wydziału Organizacyjno-Ogólnego funkcjonuje podległe Staroście, Powiatowe Centrum Zarządzania Kryzysowego, które wykonuje zadania w zakresie obronności, obrony cywilnej, ochrony przeciwpowodziowej, ochrony przeciwpożarowej oraz zapobiegania innym nadzwyczajnym zagrożeniom życia i zdrowia ludzi oraz środowiska.
W ramach PCZK funkcjonuje Zespół Zarządzania Kryzysowego.
3. Wydział prowadzi sprawy i obsługę Powiatowego Zespołu Zarządzania Kryzysowego oraz Powiatowego Centrum Zarządzania Kryzysowego, a w szczególności w zakresie:
a) monitorowania informacji o zdarzeniach mających znamiona sytuacji kryzysowych powstałych na terenie powiatu lub mogących mieć wpływ na ich powstanie i przedstawianie Staroście bieżących lub okresowych meldunków w tym zakresie,
b) monitorowania prognoz i analizowanie zagrożeń dotyczących powodzi, pożarów i klęsk żywiołowych,
c) opracowywania, uzgadniania i aktualizowania planu reagowania kryzysowego powiatu,
d) współpraca z jednostkami organizacyjnymi realizującymi zadania w zakresie monitoringu zagrożeń (policja, inspekcja ochrony środowiska, inspekcja sanitarna, inspekcja weterynaryjna itp.), których obszar działania obejmuje powiat,
e) utrzymywanie łączności z Centrum Zarządzania Kryzysowego Wojewody, przekazywanie i przyjmowanie informacji dotyczących stanu bezpieczeństwa oraz przebiegu i koordynacji podejmowanych działań w sytuacji wystąpienia zagrożenia,
f) współdziałanie z gminnymi i powiatowymi centrami zarządzania kryzysowego w zakresie ostrzegania, alarmowania i koordynacji wspólnych akcji ratowniczych oraz wymiany informacji,
g) zapewnienie w sytuacjach kryzysowych, obsługi kancelaryjnej Starostwa, po godzinach urzędowania,
h) tworzenie i okresowa analiza baz danych przydatnych w razie konieczności reagowania przez Starostę na sytuacje kryzysowe, przy wykorzystaniu informatycznych możliwości wspomagania procesów decyzyjnych,
i) prowadzenie spraw w zakresie organizacji i koordynacji akcjami zwalczającymi klęski żywiołowe,
j) prowadzenie akcji prewencyjnej na terenach zagrożonych powodzią,
k) przygotowywanie zwolnień od zakazów obowiązujących na obszarach narażonych na niebezpieczeństwo powodzi,
l) realizacja zadań wynikających z pełnienia przez Starostę funkcji Szefa Obrony Cywilnej powiatu.
4. Pracownik prowadzący sprawy z zakresu obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego w zakresie ich realizacji podlega bezpośrednio Staroście.
5. W ramach Wydziału Organizacyjno-Ogólnego funkcjonuje podległa Staroście, służba bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zabezpieczenia przeciwpożarowego, której zadaniem jest zabezpieczenie przestrzegania w Starostwie przepisów dotyczących porządku, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej.
6. W strukturze Wydziału funkcjonuje Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych oraz Inspektor Ochrony Danych, którzy w zakresie realizacji zadań merytorycznych podlegają bezpośrednio Staroście.